چگونه پوشه های کامپیوترمان را تمیز نگه داریم؟ - وبلاگ عینک آفتابی مردانه

به گزارش وبلاگ عینک آفتابی مردانه، چگونه پوشه های کامپیوترمان را تمیز نگه داریم؟ بگذارید با ساختار راهنمای سلسله مراتبی برای مدیریت مؤثر و کارآمد فایل های الکترونیکی آغاز کنیم. با این رویکرد، به جای اینکه مثلا فایل های اکسل، متن گزارش ها و ارائه های همه پروژه ها را در یک پوشه قرار بدهید، تمام اسناد و فایل های مربوط به هر پروژه و موضوع را در پوشه خاص خودش قرار می دهید. با این روش، اگر به داده ای از یک پروژه نیاز داشته باشید؛ سریع تر می توانید آن را پیدا کنید، چون داده های مربوط به هر پروژه را به صورت جداگانه در یک پوشه قرار داده اید.

وبلاگ عینک آفتابی مردانه| آیا تا به حال در حضور رئیس تان، به دنبال ایمیل گمشده ای بوده اید که او همان لحظه به آن نیاز داشته است؟ آیا تا به حال یک مشتری را دقایق زیادی، پای گوشی نگه داشته اید تا یک گزارش شرایط به او بدهید؟

اگر شرایط های مشابه را تجربه نموده اید، هر قدر هم که در زندگی کاری تان منظم و کارآمد باشید، باز هم این کوتاهی ها از سوی شما برای مشتری یا رئیس تان اصلا خوشایند نیست. حالا اگر یاری کردن به مردم، حرفه شما باشد و نتوانید اطلاعات مورد نیاز آن ها را به موقع پیدا کنید و در اختیارشان قرار دهید، می دانید چقدر از وقت آن ها را هدر می دهید؟

این ها تنها دلایل اندکی برای اثبات اهمیت مدیریت مؤثر فایل ها هستند. در این مقاله با چگونگی مدیریت مؤثر فایل ها آشنا می شوید.

در یک روز عادی کاری، احتمالا با فایل های زیادی سروکار دارید. از همه طرف داده هایی را دریافت می کنید که باید بعضی از آن ها را برای استفاده در یک فرصت مناسب، ذخیره کنید.

اغلب اوقات، شما وقت خود و دیگران را هدر می دهید تا داده ای را که درست در همان نزدیکی، داخل کامپیوتر، تبلت یا گوشی هوشمندتان است، پیدا کنید. این جست وجو استرس ایجاد می نماید و باعث می گردد غیرحرفه ای به نظر برسید.

اگر از یک سرور یا درایو مشترک استفاده می کنید، سازماندهی فایل های الکترونیکی لازم است. اگر به یک شیوه منطقی، فایل ها را نامگذاری و ذخیره نکنید، دیگران را گیج می کنید و وقت همه، از جمله خودتان را هدر می دهید.

بگذارید با ساختار راهنمای سلسله مراتبی برای مدیریت مؤثر و کارآمد فایل های الکترونیکی شروع کنیم. با این رویکرد، به جای اینکه مثلا فایل های اکسل، متن گزارش ها و ارائه های همه پروژه ها را در یک پوشه قرار بدهید، تمام اسناد و فایل های مربوط به هر پروژه و موضوع را در پوشه خاص خودش قرار می دهید. با این روش، اگر به داده ای از یک پروژه نیاز داشته باشید؛ سریع تر می توانید آن را پیدا کنید، چون داده های مربوط به هر پروژه را به صورت جداگانه در یک پوشه قرار داده اید.

برای مثال، اگر روی پروژه مهمی کار می کنید، نام پروژه را باید روی پوشه اصلی بنویسید (بگذارید پوشه اصلی را پوشه X. بنامیم). به این پوشه مانند یک کشو از کشو های قفسه فایل ها نگاه کنید که داخل آن، تمام اطلاعات مربوط به آن پروژه را قرار می دهید.

لایه بعدی پوشه ها می تواند حاوی پوشه های موضوعات باشد. عنوان اصلی این پوشه ها می تواند مواردی نظیر این باشد: گزارش های شرایط، هزینه ها، صورت حساب ها، ارتباطات و پیشرفت. این پوشه های گسترده، مانند بخش های اصلی درون کشوی فایل ها X. هستند.

درون پوشه های موضوعات، پوشه های خاص تر و عملکردی وجود دارد. با این روش، می توانید اطلاعات را تک تک، طبقه بندی کنید. برای مثال، درون فایل گزارش ها، می توانید فایل های عملکردی برای گزارش مدیر، گزارش گروه و گزارش مشتری ایجاد کنید.

آخرین لایه از پوشه ها، پوشه های فعالیت خودتان است. این پوشه ها می تواند مرتبط با یک فعالیت خاص در حوزه پوشه های عملکردی باشد. برای مثال، برای پوشه گزارش رئیس، می توانید پوشه های فرعی زیر را درست کنید: گزارش هفته 1، گزارش هفته 2 و غیره. می توانید این پوشه ها را بر اساس تاریخ روز، موضوع، فوریت یا هر چیز دیگری که به نظر خودتان منطقی است، طبقه بندی و مرتب کنید.

توجه داشته باشید که بسته به نقش یا ماهیت کارتان، ممکن است به پوشه های بیشتر یا کمتری نیاز پیدا کنید.

اگر محتویات یک پوشه کمتر از، مثلا پنج سند و مدرک است، ایجاد پوشه ضروری نیست. با ایجاد نکردن چنین پوشه کم حجمی، جلوی اتلاف وقت خود را به واسطه کلیک کردن روی این پوشه های فرعی، بگیرید.

ساختار فایلی که استفاده خواهید کرد، به نوع کاری که انجام می دهید؛ بستگی دارد. برای مثال، اگر در کار فروش هستید، ممکن است برای هر مشتری، یک پوشه بسازید، یا اگر در کار توسعه محصول هستید، ممکن است برای هر محصول، پوشه مجزایی بسازید. چند دقیقه را به فکر کردن درباره رویکردی که مناسب شما و کارتان است، اختصاص بدهید.

اگر نیاز دارید دسترسی سریع و قابل اعتمادی به اسناد و مدارک داشته باشید؛ پس سعی کنید وابسته بودن به جست وجو را به حداقل برسانید. گاهی اوقات جست وجو به یافتن سریع اطلاعات یاری می نماید، اما بعضی مواقع هم این طور نیست. اگر چاره ای جز یاری دریافت از ابزار جست وجو ندارید؛ پس نام فایل ها را هوشمندانه انتخاب کنید. طوری که به راحتی قابل تشخیص باشند و هنگام ذخیره آنها از کلمات کلیدی بهره ببرید که به شما یاری نمایند سریع تر اسناد را پیدا کنید.

زمانی که فایل ها را سر و سامان دادید، از این استراتژی ها بهره ببرید تا آنها را به نحو مؤثرتری مدیریت کنید:

برای مثال، یک پوشه اصلی را به پوشه های فرعی برای مشتریان، فروشندگان و همکاران، تقسیم کنید. از نام های توصیفی برای شناسایی اینکه محتوای پوشه به چه فرد یا چیزی مربوط می گردد، بهره ببرید.

می توانید یک پوشه به نام طرح کسب و کار را به پوشه های فرعی نظیر این تقسیم کنید: طرح کسب و کار 1394، طرح کسب و کار 1395 و غیره.

همچنین می توانید به طبقه های مختلف پوشه ها، شکل و ظاهر متفاوتی بدهید. با این کار می توانید آن ها را به سرعت از هم تشخیص بدهید.

هر داده ای را که به وسیله ایمیل دریافت می کنید، ذخیره نکنید. چند ثانیه وقت صرف کنید و با یک نگاه اجمالی به محتوا، تنها درصورتی که مرتبط با کارتان است، آن را ذخیره کنید. اگر داده های زیادی در کامپیوترتان دارید، یافتن آنها در آینده، دشوارتر می گردد.

این کار کمی خسته نماینده، اما مهم است و هر کس تجربه خراب شدن هارد دیسک کامپیوترش را داشته باشد، این حرف را تأیید می نماید!

به شیوه های مختلفی می توانید از فایل های الکترونیکی پشتیبان تهیه کنید. یکی از این روش ها، تهیه نسخه پشتیبان به صورت آنلاین با استفاده از یک ارائه نماینده خدمات میزبانی فایل در وب است. اپلیکیشن هایی نظیر Dropbox، iCloud یا Google Drive این امکان را برای شما فراهم می نمایند. مزیت استفاده از این روش ها این است که تا زمانی که اتصال شما به اینترنت برقرار باشد، می توانید از دستگاه های متعددی به آن ها دسترسی پیدا کنید (کامپیوتر، تبلت، گوشی هوشمند و غیره). همچنین با استفاده از این روش ها، از فایل های شما به صورت اتوماتیک، پشتیبان تهیه می گردد؛ بنابراین نیازی به یادآوری تهیه نسخه پشتیبان به صورت دستی ندارید و به این وسیله، فایل های شما همواره از امنیت برخوردار خواهند بود.

یک رویکرد سنتی تر، استفاده از هارد دیسک های خارجی (یا اکسترنال) است. می توانید هارد دیسک خارجی را طوری تنظیم کنید که به صورت مستمر از فایل های شما پشتیبان تهیه کند یا می توانید خودتان به صورت دستی این کار را مرتبا انجام دهید.

پیش از انتخاب یک روش برای تهیه نسخه پشتیبان از فایل هایتان با بخش آی تی سازمان تان صحبت کنید. بعضی از سازمان ها اجازه نمی دهند برای ذخیره فایل های شرکت، از سرویس دهندگان بیرونی بهره ببرید و بعضی از سازمان ها ممکن است هم اکنون خط مشی پشتیبان گیری یا Disaster Recovery Plan داشته باشند. بنابراین در صورت ذخیره فایل ها با استفاده از هارد دیسک های خارجی، ممکن است مسائل امنیتی برای تان پیش بیاید.

بیشتر خدماتِ آنلاینِ ذخیره سازی فایل نظیر Dropbox (دراپ باکس) به شما اجازه به اشتراک گذاری آسان فایل ها و اسناد را نیز می دهند.

درج تاریخ در نام فایل ارزشش را دارد. با این کار می توانید تازه ترین سند یا مدرکی را که به دنبالش هستید، بدون باز کردن فایل، پیدا کنید.

برای مثال، فایلی با نام راهنما13951012 به نسخه ای از راهنما ها اشاره می نماید که به تاریخ 12 دی 1395 مربوط می گردد. از قلم نیاندازید که در بعضی از کشورها، ترتیب قرارگیری این تاریخ ها متفاوت است!

بعضی از افراد هم برای ذخیره اسنادی که ویرایش شدند یا تغییری در آن ها اجرا شده است، از ترکیب ارقام و حروف استفاده می نمایند؛ مثل صورت جلسه 13951012ن2 به معنی نسخه اصلاح شده دوم.

اگر افراد متعددی روی یک سند کار می نمایند، مراقب کنترلِ نسخه باشید. اگر نسخه های پشتیبانی با هم قاطی شوند و زحمتی که دیگران روی سندی کشیده اند از بین برود، قطعا سبب رنجش آن ها و شاید بروز فاجعه خواهد شد.

یک راه جلوگیری از این مشکل، استفاده از خدمات آنلاین از قبیل، Google Docs و Microsoft Office Live برای همکاری در زمینه کار روی اسناد و پروژه هاست. با این روش به راحتی می توانید در جریان تازه ترین به روزرسانی هایی اسناد قرار بگیرید و نسبت به روش های همکاری به وسیله ایمیل یا سرور و درایو مشترک، مؤثرتر عمل کنید.

اگر هم اکنون از این سیستم ها استفاده نمی کنید، حتما شماره نسخه را در نام فایل درج کنید و در شروع سند، جدول کنترل نسخه را قرار دهید. این جدول، شماره نسخه، تاریخ نسخه، فردی که تغییرات را اعمال نموده است و ماهیت تغییرات صورت گرفته را نشان می دهد.

همین حالا نیم ساعت را به تنظیم ساختار اولیه سیستم بایگانی تان، اختصاص بدهید و از یک سیستم پشتیبانی مؤثر بهره ببرید. اگرچه این کار در ابتدا خسته نماینده به نظر می رسد، اما سرمایه گذاری شما طی ماه ها و سال های پیش رو، قطعا فایده خواهد داشت.

از ابتدای کار نگران تنظیم یک سیستم پشتیبانی با جزئیات کامل نباشید. همین که بر ساختار اولیه تمرکز کنید کافی است. اگر به این نظم و آگاهی تعهد داشته باشید، از این ساختار به نحو مؤثری برای پشتیبانی فایل هایتان به صورت مستمر استفاده خواهید کرد.